Archiwa Górnośląskie Sp. z o.o.

Archiwa Górnośląskie Sp. z o. o. z siedzibą w Tychach powołane zostały w październiku 2012 roku po przekształceniu działalności gospodarczej prowadzonej wcześniej pod nazwą Dziedzictwo Zakład usług genealogicznych, antykwarycznych i archiwalnych, w ramach której wykonywane były usługi w szeroko pojętej branży archiwalnej.
Zapotrzebowanie klientów na usługi z branży archiwalnej wraz z nowoczesną jej formą oraz chęć ciągłego doskonalenia się firmy skłoniły nas do powołania spółki kapitałowej, co z kolei było jednym z kroków na drodze ku poszerzeniu gamy usług oraz zapewnieniu jeszcze większej ich profesjonalizacji.

Właściciel wyżej wymienionej działalności absolwent studiów wyższych na kierunku historia ze specjalnością archiwalną na Uniwersytecie Śląskim został mianowany Prezesem Zarządu nowopowstałej spółki. Doświadczenie zdobywał już podczas studiów pracując pod okiem bardziej doświadczonych archiwistów oraz później w trakcie pracy zawodowej w ramach własnej działalności. Współpracował z Archiwami Państwowymi, instytucjami państwowymi i jednostkami samorządowymi oraz spółkami prawa handlowego. Aktualnie swoją wiedzę i umiejętności przekazuje pracownikom spółki Archiwa Górnośląskie Sp. z o. o. dla maksymalnego wykorzystania możliwości.
Siedzibą firmy są Tychy w województwie śląskim. Dzięki swemu dogodnemu położeniu oraz dobremu skomunikowaniu usługi wykonywane przez pracowników nie są ograniczone terenowo, świadczyć o tym może również fakt wykonywania prac archiwizacyjnych w innych województwach niż śląskie, tj. małopolskie, łódzkie czy kujawsko-pomorskie.

Archiwa Górnośląskie Sp. z o. o. pochwalić mogą się wyspecjalizowaną kadra pracowniczą z wykształceniem wyższym kierunkowym (po studiach historycznych ze specjalnością archiwalną), kursami kancelaryjno-archiwalnymi oraz doświadczeniem w pracy z archiwami zarówno zakładowymi jak i państwowymi. Pracownicy nasi to zespół młodych ludzi, którzy stale podnoszą swoje kwalifikacje zawodowe starając się zapewnić Państwu profesjonalizm swoich usług. Dlatego też otrzymują Państwo gwarancję przestrzegania wszelkich wymogów prawnych dotyczących właściwego postępowania z aktami oraz satysfakcję ze współpracy z naszą firmą.

Oferta

- archiwizacja dokumentacji (porządkowanie dokumentacji)

Archiwa Górnośląskie Sp. z o.o. wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów, koncentrują się przede wszystkim na profesjonalizacji usług oraz redukcji kosztów obsługi dokumentów poprzez outsourcing usług archiwizacyjnych. Usługi naszej firmy charakteryzują się tym, iż wykonujemy je z największą starannością i dbałością o szczegóły przy każdej jednostce aktowej. Dokumentacja opracowywana jest w taki sposób, aby klient był w stanie szybko i skutecznie dotrzeć do poszukiwanej jednostki posługując się posiadaną ewidencją archiwalną. Dzięki połączeniu znajomości obsługi komputera z wiedzą archiwalną podczas prac archiwizacyjnych używane są wszelkie aktualnie dostępne środki techniczne. Z tego względu cała ewidencja zasobu archiwum zakładowego (składnicy akt) sporządzana jest zarówno w wersji dokumentowej jak i elektronicznej przy zastosowaniu arkusza kalkulacyjnego Excel, a zapisywanej na nośniku optycznym.
W zakres archiwizacji dokumentacji wchodzi:
1) Weryfikacja archiwalna akt kategorii „A” i „B” pozostających w Archiwum Zakładowym (Składnicy Akt);
2) Brakowanie akt kategorii „B” i „Bc”, których okres przechowywania upłynął;
3) Porządkowanie Archiwum Zakładowego (Składnicy Akt) i archiwizacja akt kategorii „A” i „B” pozostających w Archiwum Zakładowym (Składnicy Akt):
- Klasyfikację archiwalną akt według jednolitego rzeczowego wykazu akt;
- Kwalifikację archiwalną akt według kategorii archiwalnych;
- Oprawianie i opisywanie akt kategorii „A” i „B”;
- Sporządzenie ewidencji archiwalnej akt kategorii „A” i „B” pozostających w Archiwum Zakładowym (Składnicy Akt) - w dwóch egzemplarzach (oryginale i kopii);
- Brakowanie akt kategorii „B” i „Bc”, których okres przechowywania upłynął;
4) Instruktaż pracownika po linii archiwalnej, który został wyznaczony przez Zleceniodawcę do prowadzenia Archiwum Zakładowego (Składnicy Akt);
5) Kompletowanie luźnych dokumentów w teczki przedstawiające jednostki aktowe;
6) Wymiana zniszczonych teczek i pudełek archiwizacyjnych:
- Teczki;
- Pudełka archiwizacyjne z tektury falistej;
- Pudełka archiwizacyjne zbiorcze z tektury falistej;
- Pudełka archiwizacyjne z tektury litej bezkwasowej;
7) Przekazanie opracowanych materiałów archiwalnych (akt kategorii „A”) do odpowiedniego Archiwum Państwowego;

- niszczenie dokumentacji (brakowanie)

Brakowanie dokumentacji jest niczym innym jak bezpiecznym, fizycznym zniszczeniem dokumentacji po upływie ustawowo przewidzianego okresu przechowywania dla poszczególnych rodzajów dokumentacji nieprzydatnej już do bieżącej działalności. Proces ten polega na wydzieleniu wśród przechowywanych dokumentów takich, które są już nieprzydatne oraz minął okres przez który muszą być przechowywane, następnie po uzyskaniu zgody dokumenty transportowane są w zaplombowanych pojemnikach lub workach do siedziby firmy, gdzie zostają poddane utylizacji w przemysłowych niszczarkach zgodnie z obowiązującą normą DIN 32757.

- digitalizacja dokumentacji (skanowanie)

Digitalizacja dokumentacji jest to proces polegający na przekształceniu dokumentacji aktowej lub technicznej (papierowej) na postać elektroniczną za pomocą wyspecjalizowanych skanerów przeznaczonych do tego typu pracy. Dokumenty w takiej postaci udostępniane mogą być na nośnikach CD/DVD, dyskach zewnętrznych lub za pomocą sieci wewnętrznych czy internetu. Zdecydowaną korzyścią posiadania dokumentacji w postaci elektronicznej jest możliwość uzyskania szybszego dostępu do konkretnego dokumentu oraz możliwość korzystania z tego samego dokumentu przez kilka osób jednocześnie. Dodatkowo forma elektroniczna zapobiega zniszczeniom mechanicznym dokumentów, do których dochodzi podczas częstego korzystania z ich oryginałów. Do procesu digitalizacji wykorzystujemy wyspecjalizowany sprzęt w postaci skanerów, komputerów obrabiających obrazy dokumentów oraz oprogramowanie umożliwiające tą obróbkę. Skanowaniu podlegają zarówno dokumenty aktowe formatu A4 jak i dokumenty wielkoformatowe od A3 do A0 w postaci planów, map lub rysunków technicznych.

- normatywy kancelaryjno-archiwalne

Pracownicy spółka Archiwa Górnośląskie Sp. z o.o. posiadając wiedzę teoretyczną oraz doświadczenie zawodowe zajmują się opracowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych dla organów samorządowych, instytucji państwowych czy spółek prawa handlowego.
W skład normatywów wchodzą:
1)Instrukcja kancelaryjna
2)Jednolity rzeczowy wykaz akt
3)Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (zwana potocznie instrukcją archiwalną)

Wedle potrzeb Klienta firma nasza opracowuje również dokumentację niezbędną do przygotowania i przystosowania budynków lub lokali pod potrzeby archiwów zakładowych. Niniejsza dokumentacja uwzględnia wytyczne i zalecenia przedstawiane we wszystkich rozporządzeniach i normach dotyczących archiwizacji, przechowywania dokumentacji oraz organizacji pomieszczeń archiwalnych. Dokumenty te ułatwiają organizację archiwów od podstaw.
W skład dokumentacji organizacyjnej wchodzą:
1)Projekt organizacyjny
2)Instrukcja technologiczna

Tworzymy dokumenty organizujące pracę z materiałami niejawnymi w jednostkach posiadających kancelarię tajną i wytwarzających dokumenty opatrzone klauzulami niejawności.
1)Instrukcja postępowania z materiałami niejawnymi

Oferujemy również pomoc przy opracowaniu normatywów dotyczących obiegu dokumentacji finansowo-księgowej, jej kontroli oraz archiwizacji.
1)Instrukcja obiegu i kontroli dokumentacji księgowej
2)Instrukcja postępowania z dokumentacją księgową dot. realizacji projektów unijnych

- organizacja archiwów od podstaw

Pracownicy spółki Archiwa Górnośląskie Sp. z o.o. wspomagają zarówno jednostki samorządowe, oraz państwowe jak i spółki prawa handlowego podczas procedury organizacji archiwów zakładowych (składnic akt) od podstaw. Wówczas wedle potrzeb Klienta firma nasza opracowuje dokumentację niezbędną do przygotowania i przystosowania budynków lub lokali pod potrzeby archiwów zakładowych. Niniejsza dokumentacja uwzględnia wytyczne i zalecenia przedstawiane we wszystkich rozporządzeniach i normach dotyczących archiwizacji, przechowywania dokumentacji oraz organizacji pomieszczeń archiwalnych. Dokumenty te ułatwiają organizację archiwów od podstaw oraz zawierają informacje i zasady dotyczące postępowania z dokumentacją zgromadzoną w archiwum zakładowym, dzięki czemu dokumentacja ta przechowywana będzie w optymalnych warunkach.
W skład dokumentacji organizacyjnej wchodzą:
1)Projekt organizacyjny
2)Instrukcja technologiczna

Na zamówienie Klienta istnieje również możliwość zorganizowania przez naszą spółkę całości wyposażenia oraz zorganizowania remontu według potrzeb i wytycznych zawartych w dokumentacji organizacyjnej przygotowanej przez naszych pracowników.

Nieaktualne dane firmy?

Jeżeli masz dostęp do panelu edycji danych, zaloguj się i wprowadź zmiany. W innym wypadku skorzystaj z formularza i zgłoś nieaktualne dane firmy »