Wirtualne biuro, a Rejestr Działalności na Rzecz Spółek i Trustów

Czym jest rejestr Działalności na Rzecz Spółek i Trustów?

Rejestr ten prowadzony jest przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach jako podmiot delegowany przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jest to zatem działalność regulowana w myśl ustawy Prawo przedsiębiorców.

Rejestr ten zawiera spis przedsiębiorców świadczących usługi polegające na:
- tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej,
- działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym.

Wpis do rejestru - termin

W celu prowadzenia działalności, o której mowa powyżej, przedsiębiorca jest zobowiązany urzędowo uzyskać wpis we wskazanym rejestrze. Obowiązek ten istnieje od 31 października 2021 r. Przedsiębiorcy, którzy przed tą datą świadczyli tego rodzaju usługi mogli to jednak robić nadal przez okres 6 miesięcy, tj. do dnia 30 kwietnia 2022 r., do tego czasu musieli zakończyć prowadzenie działalności we wskazanym zakresie albo uzyskać wpis w tym rejestrze. Obowiązek ten nie dotyczy adwokatów i radców prawnych, którzy świadczą tego rodzaju usługi, w praktyce chodzi o pomoc prawną w tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, podobnie spółki prawnicze w rozumieniu ustawy o radcach prawnych i ustawy o adwokaturze. Jest to zrozumiałe, gdyż podmioty te posiadają potwierdzone kwalifikacje zawodowe.

Warunki uzyskania wpisu w Rejestrze Działalności na Rzecz Spółek i Trustów

Przedsiębiorca, który chce uzyskać wpis w rejestrze działalności na Rzecz Spółek i Trustów, względnie w przypadku osób prawnych, członkowie jej zarządu, beneficjenci rzeczywiści, członkowie organów zarządzających i wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki lub jej reprezentowania (dotyczy przede wszystkim spółek osobowych) oraz osoby faktycznie kierujące działalnością spółki (np. dyrektorzy) muszą spełniać następujące warunki:
nie być prawomocnie skazanym za umyślne przestępstwo przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wymiarowi sprawiedliwości, przeciwko wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym, przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwo, o którym mowa w art. 165a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny, przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej lub umyślne przestępstwo skarbowe;

posiadać odpowiednią wiedzę lub doświadczenie związane z działalnością na rzecz spółek lub trustów potwierdzone ukończeniem szkolenia lub kursu obejmujących prawne lub praktyczne zagadnienia związane z działalnością na rzecz spółek lub trustów lub wykonywaniem, przez okres co najmniej roku, czynności związanych z działalnością na rzecz spółek lub trustów - potwierdzonych odpowiednimi dokumentami.

Wymagane dokumenty do wpisu do rejestru Działalności na Rzecz Spółek i Trustów

Wpis do tego rejestru dokonywany jest na wniosek, który składa się w formie elektronicznej do Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach. Do wniosku tego dołącza się oświadczenia o treści:
"Oświadczam, że dane zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą. Znane mi są warunki wykonywania działalności na rzecz spółek lub trustów, o której mowa w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124). W szczególności oświadczam, że spełnione są warunki, o których mowa w art. 129b i art. 129c wymienionej ustawy.".

Składający oświadczenie zawiera w nim dodatkową klauzulę następującej treści:
"Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia."
Oświadczenie to musi złożyć przedsiębiorca chcący prowadzić działalność gospodarczą objętą obowiązkiem uzyskania wpisu w rejestrze, a w przypadku osób prawnych także członkowie jej zarządu, beneficjenci rzeczywiści, członkowie organów zarządzających, beneficjenci rzeczywiści i wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki lub jej reprezentowania (dotyczy przede wszystkim spółek osobowych) oraz osoby faktycznie kierujące działalnością spółki (np. dyrektorzy). Oświadczenia te muszą zostać potwierdzone profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wniosek o wpis do rejestru składa się w formie elektronicznej. Należy dodatkowo podać:
- imię i nazwisko albo nazwę (firmę);
- numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile taki numer został nadany, oraz NIP;
- wskazanie usług świadczonych na rzecz spółek lub trustów, można wybrać wszystkie lub tylko niektóre pozycje.

Wniosek składany jest za pośrednictwem aktywnego formularza dostępnego na platformie ePUAP. Wypełnienie go nie jest trudne. Dyrektor Izby Skarbowej dokonuje wpisu w terminie 14 dni od złożenia kompletnych dokumentów. W razie braków formalnych organ wzywa przedsiębiorcę do ich usunięcia. Organ może też odmówić wpisu do rejestru, jeżeli nie uzupełniono braków lub podano fałszywe informacje. W przypadku odmowy dokonania wpisu przysługuje wniosek o ponowne rozpoznanie sprawy. Przedsiębiorca może też złożyć od razu lub po ponownym rozpoznaniu sprawy skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Wniosek o wpis w Rejestrze na Rzecz Spółek i Trustów podlega opłacie skarbowej. Opłata ta wynosi 616 zł.

Podsumowanie

Działalność na Rzecz Spółek i Trustów, w tym świadczenia usług wirtualnego biura, podlega obowiązkowi wpisu do właściwego rejestru. Za prowadzenie działalności bez uzyskania wpisu we wskazanym rejestrze grozi kara finansowa w wysokości 100 tys. zł. W celu uzyskania tego wpisu należy złożyć wniosek i spełnić określone w ustawie wymagania.